Zeiterfassung online

Der Stundenzettel in Papierform, die Stempeluhr im Betrieb oder die Dokumentation der Zeiten mithilfe einer Excel-Tabelle. Es gibt viele Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Beschäftigen zu erfassen. Jedoch bietet kaum eine Methode so viele Vorteile wie die Zeiterfassung online bzw. die digitale Zeiterfassung per App oder Web-Anwendung. Eine Generalüberholung ist in diesem Bereich nicht nur wünschenswert, sondern auch notwendig. Wie die Beschäftigten von einer digitalen Arbeitszeiterfassung profitieren, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Zeiterfassung online – Welche (anderen) Möglichkeiten gibt es?

  • Stundenzettel

Stundenzettel sind die älteste Form der Arbeitszeiterfassung. Die Arbeits-, Fehl- und Pausenzeiten werden auf einem Vordruck vom Unternehmen eigenständig per Hand von den Angestellten eingetragen. Danach werden diese fristgerecht beim Vorgesetzen bzw. der Personalabteilung eingereicht.

  • Einfache Handhabung

  • Kostengünstig in dem Sinne, dass keine weitere Soft- oder Hardware nötig ist

  • Gut geeignet für Projektarbeit und Aushilfskräfte

  • Vorteil bei Vertrauensarbeit

  • Hoher Arbeits- und Zeitaufwand: Auswertung ist nur mühsam möglich, keine Übersicht der Stundenkonten (Über-/ Minusstunden) und Verteilung sowie Einholen sehr mühsam

  • Manuelle Übertragung in weitere Listen

  • Printversion ist nicht nachhaltig und bei Fehler muss neu gedruckt werden

  • Printversion kann schnell verloren gehen

  • Anfällig für Falscheingaben, da beliebige Werte eingetragen werden können

  • Keine Echtzeitinformationen, ob wer da ist oder war bzw. fertig ist

  • Schichtenwechsel ist mittels Papier sehr schwierig

  • Excel-Tabelle

Die Printversion des Stundenzettels wurde teilweise durch digitale Excel-Tabellen abgelöst. Somit wurde ein erster Schritt in das digitale Zeitalter gesetzt. Aber reicht das auch?

  • (Fast) Kostengünstig, da Programm einen kleinen Betrag kostet

  • Gut geeignet für Projektarbeit und Aushilfskräfte

  • Vorteil bei Vertrauensarbeit

  • Nachhaltiger als Stundenzettel per Hand

  • Excel ist komplexer als Stundenzettel per Hand

  • Hoher Arbeits- und Zeitaufwand: Auswertung ist nur mühsam möglich und keine Übersicht der Stundenkonten (Über-/ Minusstunden)

  • Anfällig für Falscheigaben, da beliebige Werte eingetragen werden können

  • Angaben können später leichter als beim Stundenzettel  noch bearbeitet werden

  • Keine Echtzeitinformationen, ob wer da ist oder war bzw. fertig ist

  • Schichtenwechsel ist schwierig darzustellen

  • Hardwarelösung bzw. Elektronische Zeiterfassung

Festinstallierte Hardwareterminals nutzen eine elektronische Zeiterfassung, bei der sich Beschäftigte täglich über ein Erfassungsmedium selbst ein- und auschecken. Ein solches Medium kann beispielweise eine Magnet- bzw. Chipkarte oder ein Transponder bzw. gechipter Schlüsselanhänger sein. Hierbei werden die Daten über eine Software automatisch in einer Datenbank abgelegt und können jederzeit aufgerufen werden. Früher wurde dafür eine Stechuhr verwendet.

  • Weniger Fehleranfällig, da automatische Zeiterfassung

  • Wartungsarm

  • Angestellte können jederzeit ihre geleistete Arbeit einsehen (Transparenz)

  • Für Unternehmen weniger Verwaltungs- und Zeitaufwand

  • Kombination mit Zugangskontrolle möglich

  • Angestellte im Außendienst oder Home-Office können dieses Prinzip nicht nutzen

  • Hohe Anschaffungskosten für Hardwareterminal sowie Lizenzgebühren für die Zeiterfassungssoftware und Erfassungsmedium

  • Verlust der Erfassungsmedien

  • Fingerabdruck

Die Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck wird auch biometrische Zeiterfassung genannt, da der unverwechselbare Abdruck zur Identifikation der Beschäftigten verwendet wird. Jeder von ihnen checkt sich selbst über einen Fingerabdruckscanner ein und aus. Hierbei werden die Daten direkt dem Profil in der Zeiterfassungssoftware zugeordnet.

  • Weniger Fehleranfällig, da automatische Zeiterfassung

  • Durch eindeutige Identifikation kann Missbrauch ausgeschlossen werden

  • Kein Erfassungsmedium notwendig und somit keine Wiederbeschaffungskosten durch Verlust

  • Angestellte können jederzeit geleistete Arbeitszeit einsehen (Transparenz)

  • Geringerer Aufwand, da kein Erfassungsmedium gekauft werden muss und Angestellte nichts mitnehmen müssen

  • Möglichkeit der Kombination mit einer Zugangskontrolle

  • Angestellte im Außendient oder Home-Office können dieses Prinzip nicht nutzen

  • Hohe Kosten durch Scanner und Lizenzgebühr

  • Gestörte Funktionalität beispielweise bei Verschmutzung oder Anlaufen, sodass dieser im Gebäude stehen muss

  • Webbasierte oder mobile Softwarelösung

Portable Geräte dienen bei der mobilen Lösung der Übermittlung der Arbeitszeit an die Zeiterfassungssoftware, wo diese direkt gespeichert werden. Das können beispielsweise Smartphones, Tablets oder Barcodescanner sein. Bei mobilen oder webbasierten Lösungen gibt es immer eine zentral installierte Software für die Zeitfassung. Bei dieser melden sich die Beschäftigten über den eigenen PC oder über eine App an.

  • Sehr gut geeignet für Angestellte im Außendienst oder Home-Office

  • Angestellte können jederzeit ihre geleistet Arbeit einsehen (Transparenz)

  • Für Unternehmen weniger Verwaltungs- und Zeitaufwand

  • Geringere Kosten, da keine Hardwareterminals angeschafft werden müssen und bereits genutzte Endgeräte verwendet werden können

  • Weniger Fehleranfällig, da automatische Arbeitszeiterfassung

  • Stundenkonten sind digital sofort verfügbar

  • Echtzeitfaktor für das Büro: Schnelle Informationen und Transparenz, ob Person da ist oder schon weg

  • Schichtenwechsel können digital einfach gehen

  • Durch viele Systeme können beispielsweise Urlaubsanträge eingereicht und genehmigt werden, sodass weitere Arbeit und Zeit bei der Verwaltung gespart werden kann

  • Die Zeiterfassung kann auch mit einer GPS-Funktion oder einem QR-Code verknüpft werden

  • Jeder Beschäftigte muss über ein eigenes Endgerät verfügen

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6 Gründe, die für eine Zeiterfassung online sprechen

Welches System die beste Lösung für ein Unternehmen ist, ist sehr individuell und sollte je nach Umständen entschieden werden. Dabei spielt sowohl die Branche als auch das Arbeitszeitmodell sowie die Unternehmensgröße und die Struktur eine entscheidende Rolle. Jedoch war für viele die Umstellung aufs Home-Office ausschlaggebend die Zeiterfassung zu digitalisieren und zu automatisieren. Daneben ist auch der Beschluss des Europäischen Gerichtshofs, dass in Deutschland ab Oktober 2022 eine systematische Arbeitszeiterfassung verpflichtend ist, relevant. Abgesehen von diesen Gründen lassen sich 6 weitere zentrale Gründe charakterisieren, die für eine Zeiterfassung online sprechen:

  • Flexibilität

    Einer der Hauptvorteile der digitalen Konzepte zur Arbeitseiterfassung ist der Zuwachs an Flexibilität. Egal ob Gleitzeit, Arbeiten im Home-Office oder am Unternehmensstandort, mit einer mobilen Software zur Zeiterfassung können sämtliche Zeiten übersichtlich abgebildet werden. Die Dokumentation ist jederzeit und ortsunabhängig möglich.

  • Transparenz

    Wird eine Software für die Zeiterfassung eingesetzt, profitieren sowohl Vorgesetze als auch Angestellte von zunehmender Transparenz. Individuelle Zeitkonten können von beiden Parteien unabhängig vom Einsatzort eingesehen werden. Die Notwendigkeit manuell erstellter und gedruckter Übersichten am Monatsende entfällt. Zudem bietet die Zeiterfassung online Angestellten die Möglichkeit der Selbstkontrolle. Neben einer Übersicht der geleisteten Arbeitsstunden schafft die Software auch Transparenz im Hinblick auf die Einhaltung der Pausenzeiten sowie Resturlaub. Dadurch kann eine bessere Urlaubsplanung sowie ein verbessertes Vertretungsmanagement gewährleistet werden.

  • Fairness

    Angestellte erhalten eine Kompensation für ihre Mehrarbeit, da Überstunden erfasst und ausglichen werden. Somit ist sofort ersichtlich, wer wann welche Auslastung hat und wann ein Freizeitausgleich ermöglicht werden kann. Dies führt zu Gerechtigkeit innerhalb des Unternehmens und einer größeren Bereitschaft Überstunden zu leisten. Des Weiteren verhindert es Missstimmungen, weil Beschäftigte nicht das Gefühl haben aufgrund des Arbeitsumfangs benachteilt zu sein.

  • Rechtssicherheit

    Mit dem Einsatz einer digitalen Zeiterfassung werden die Überschreitungen der zulässigen Höchstarbeitszeit vom System automatisch erfasst. So haben Personalverantwortliche die Möglichkeit Abweichungen von vorgeschriebenen Zeitnormen schnell zu erkennen und bei Bedarf einzugreifen. So kann die Erfüllung der rechtlichen Vorgaben langfristig gesichert werden.

  • Zeitersparnis

    Ein weiterer Vorteil der Zeiterfassung online via App oder am Computer liegt in der enormen Zeitersparnis. Was beim Einsatz traditioneller Methoden nur mit großem Aufwand umsetzbar ist, läuft mithilfe digitaler Zeiterfassung weitestgehend automatisiert. Das System erkennt Unregelmäßigkeiten und die Auswertungen einzelner Zeitkonten lassen sich per Knopfdruck anzeigen. Weiterhin gestaltet sich die Lohnabrechnung wesentlich einfacher. Folglich gehört das aufwändige Sammeln einzelner Stundenzettel, die Übertragung händisch ausgefüllter Angaben und die Verknüpfung verschiedener Informationen der Vergangenheit an.

  • Nachhaltigkeit

    Nicht zu guter Letzt bringt die Zeiterfassung online Unternehmen einen Schritt weiter in Richtung papierloses Büro. Stundenzettel, Aushänge sowie Anträge und Übersichten können in einem entsprechenden System digital und übersichtlich dargestellt werden. So wird nicht nur die Umwelt geschont, sondern auch Papierberge und das damit verbundene Zettelchaos abgeschafft.

Zeiterfassung online – stressfrei solutions

Mithilfe der App von stressfrei solutions wird eine einfache und effiziente Art und Weise der Zeiterfassung aller Angestellten ermöglicht. Hierbei werden Ihre Daten DSGVO-konform bearbeitet und entsprechend geschützt. Des Weiteren bemühen wir uns stets um eine transparente Arbeitsweise und informieren Sie regelmäßig über wichtige Neuigkeiten. Zusätzlich werden die gesetzlichen Anforderungen des EuGH-Urteils mit Nutzung der App automatisch erfüllt. Auch die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes wird durch die Zeiterfassung berücksichtigt. Des Weiteren kann die an die Zeiterfassung-App gekoppelte Software von stressfrei solutions flexibel gestaltet werden. Je nach Ihrem Bedürfnis werden bestimmte Module deaktiviert oder erweitert. Somit bezahlen Sie auch nur das, was Sie wirklich brauchen. In dieser App können nicht nur Arbeitszeiten erfasst werden, sondern auch Einsatztermine verwaltet, Aufgaben kommuniziert und eine Stundenübersicht eingesehen werden.

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