Digitale Personalakte
Unter digitale Personalakte versteht man eine Software, in der man Personalakten digital anlegen kann. Digitale Personalverwaltung bedeutet, dass in einer Software alle Personaldaten hinterlegt und verwaltet werden. Akten voller Zettel zum Personal inklusive Verträge, Stundenzettel, Kontaktdaten etc. werden durch elektronisch angelegte Akten ersetzt. Durch individuelle, digitale Personalprofile hat man alle Informationen auf einen Blick. Dort lassen sich Verträge, Rechnungen, Mails, personenbezogene Daten und vieles mehr hinterlegen. Die digitale Personalakte bewirkt vor allem eine große Zeitersparnis und einen langfristig besseren Überblick über alle Mitarbeiter.
Umsetzung: Digitale Personalakte
Der Schritt von der traditionellen Papier-Personalakte zur digitalen Personalverwaltung bedeutet zunächst, dass alle Daten elektronisch übertragen werden müssen. Zunächst können die Akten nach „aufbewahrungspflichtig“ und „nicht aufbewahrungspflichtig“ sortiert werden. So vermeidet man einen doppelten Aufwand und pflegt keine Daten ein, die nicht mehr benötigt werden. Die benötigen Akten können bei der digitalen Übertragung in der Software gescannt werden oder händisch ins Personalmodul der Software eingetragen werden. Durch die leichte Bedienung der Software geht auch das schnell und unkompliziert. Nach dem Anlegen der digitalen Personalakten, können in der Software, wie in der von stressfrei solutions, Zugriffsrechte festgelegt werden. Dadurch wird zum Beispiel bestimmt, wer befugt ist, die digitale Personalakte zu bearbeiten und einzusehen.
Hier sehen Sie ein beispielhaftes Personalprofil, in dem alle für Sie und Ihre Mitarbeiter relevante Daten hinterlegt sind. Kontaktdaten, Telefonate, Qualifikationen, Aufgaben und Termine sowie Stundenübersichten können hier eingepflegt werden.
Was gehört alles in eine digitale Personalakte?
- Personenbezogene Daten
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Schriftwechsel
- Angaben zur Sozialversicherung
- Krankenkasse
- Zeugnisse und Arbeitszeugnisse
- Urlaubsanträge
- Sprachkenntnisse
- Notizen zu zum Beispiel Telefonaten
- Aufgaben, die der Person zugewiesen wurden
- Verfügbarkeit
- Bediente Kunden
- Qualifikationen
- Aufgabenbereich/Abteilung
Vorteile der digitalen Personalakte
Mit einer digitalen Personalakte kommt man dem papierlosen Büro einen Schritt näher. In Zeiten der Digitalisierung wird die Arbeit mit digitalen Daten immer wichtiger. So spart man nicht nur an Materialkosten und schützt die Umwelt, sondern beschleunigt die Arbeitsschritte in der Personalverwaltung. Hier haben Sie alle Vorteile der digitalen Personalakte auf einen Blick:
- Legen Sie für jeden Ihrer Mitarbeiter ein Profil an und erhalten Sie eine Übersicht über die anstehenden Aufgaben und die erbrachten Stunden
- Mit der automatischen Stundenübersicht hat man Stunden, Krankheit, Urlaub und andere Termine im Blick
- Behalten Sie alles im Blick: Aktuelle Bewerber, Mitarbeiter in verschiedenen Anstellungen, Auszubildende, Praktikanten und ehemalige Beschäftigte
- Die digitale Personalakte lässt sich in der Software von stressfrei solutions mit anderen Modulen wie zum Beispiel dem Aufgabenmanagement, Mails oder Kundenabrechnungen verknüpfen
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