Der Weg zur digitalen Lösung

Die Software wurde aus dem Arbeitsalltag von stressfrei und stressfrei Logistik heraus entwickelt, um die eigene tägliche Arbeit im Büro rund um die Dienstleistungserbringung zu erleichtern. Auf dem Weg zur Digitalisierung und zur Verbesserung unserer Prozesse, haben wir das Backend für den Ablauf aller bürointernen Prozesse und die Zeiterfassungs App für die Abwicklung von Dienstleistungen vor Ort entwickelt. Dabei war eine schnelle Lösung, die einfach zu bedienen ist und die wichtigsten Bereiche eines Unternehmens adressiert, wichtig.

Wie fing alles an?

Zunächst fing alles mit stressfrei an. stressfrei bietet seit 2015 haushaltsnahe Dienstleistungen für Privatkunden und Unternehmen an. stressfrei florierte, sodass die Anzahl der Teammitglieder nach und nach stieg. Damit wir die Personalakten nicht in raumnehmenden Ordner verstauen mussten, wurde zunächst ein Personalbereich entwickelt, welches heute das Personalmodul ist. Mit steigendem Personal, kamen auch immer mehr Kunden und Aufgaben, die es zu bewältigen galt. Telefonate mit den Kunden und Aufgaben wurden zunächst auf Blöcken und Post-its festgehalten. Doch dies hat sich nicht als praktikabel erwiesen. Der Tisch war voll mit Zetteln, das Suchen des Zettels mit der Telefonnummer von Frau Schmidt hat den ein oder anderen Nerv gekostet und teilweise sind die Aufgaben, die wir uns gegenseitig zugeschoben haben, im Nirvana gelandet.

Mitarbeiterprofil

Aus der Tugend den Personalbereich zu digitalisieren, hat sich nach und nach das Kundenmodul und das Aufgabenmodul entwickelt. Da das Kundenmodul direkt mit dem Personalmodul verbunden wurde, hatte wir den charmanten Vorteil, dass wir einfach und schnell sehen konnten, welches Teammitglied wann und wie lang bei welchem Kunden war. Und das konnten wir sogar problemlos innerhalb weniger Sekunden, auch während des Telefonates mit Frau Schmidt, herausfinden. Ebenfalls konnten wir jetzt Notizen des Telefonats und neue Aufgaben nach dem Telefonat schnell im System anlegen, sodass wir zu jeder Zeit die notwendigen Informationen über die Kunden hatten. Mit der steigenden Anzahl der verkaufen Stunden hatten wir auch immer das Problem der Stundenabrechnung. Mal kam die Stundenübersicht per Post, mal per Mail, manchmal wurde der Zettel persönlich vorbei gebracht und manchmal auch zwei Wochen zu spät. Außerdem mussten aufgrund diverser Terminverschiebungen bei Kunden täglich zig Telefonate geführt werden.

Um diesen täglichen „K(r)ampf“ zu entgehen und die Teammitglieder mit deren Terminen aktuell zu halten, haben wir die Zeiterfassungs App entwickelt. Die App hält nicht nur unsere Teammitglieder aktuell was deren Aufträge angeht, sondern lieferte dem Büro die direkte Information, wann und wie lang die Teammitglieder bei dem Kunden sind. Somit haben wir zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Die Teammitglieder wissen nun tagesaktuell, wann sie wo sein müssen und das Büro weiß zu jeder Zeit, wann, wer, wo und wie lange gewesen ist. So entfielen eine Vielzahl von Telefonaten und der ständige „Papierkrieg“ mit der Stundenerfassung und die aufwendige Einsatzplanung verpuffte.

App Terminübersicht

Ein weiteres Problem konnten wir durch die tagesaktuelle Stundenerfassung ebenfalls lösen. Statt dass Rechnungen teilweise erst mehrere Wochen nach Leistungserbringung gestellt werden konnten – immerhin musste der Papierkram mit der Stundenerfassung vor der Rechnungsstellung komplett durchgearbeitet werden – können wir die Rechnungsstellung schon unmittelbar nach der Leistungserbringung stellen. Doch das Angebots- und Rechnungsstellen war eine Philosophie für sich! Einst hatten wir eine geliebte Excel-Tabelle, die als Vorlage für Angebote und Rechnungen galt. Wer kennt es nicht? Eine Vorlage wird erstellt und ewig weiterkopiert. Auch wir haben das gemacht. Das manchmal eine Angebots- oder Rechnungsnummer verschluckt wurde oder gar doppelt vorkam, hat uns mühselige Zeit gekostet. Diese Fehler mussten natürlich beseitigt werden. Manchmal wollte unsere geliebte Vorlage die Rechnungen auch nicht so machen, wie wir sie haben wollten. Die Formatierung von Formularen mit zwei oder mehreren Seiten war hin und wieder mal eine echte Qual!

Hinzu kam noch das Kopieren der abzurechnenden Dienstleistungsstunden in die Vorlage. Hier ist uns hin und wieder mal ein Fehler passiert. Wenn der Fehler zu unser Gusten war, waren die Kunden alles andere als begeistert. Waren die Fehler jedoch zu Gunsten der Kunden, haben sich diese natürlich häufig nicht bei uns gemeldet.

Also haben wir das Rechnungswesen Modul entwickelt. Das Rechnungswesen Modul ermöglichte das einfache Erstellen einer Angebots- und Rechnungsvorlage im System. Außerdem kann aus dem Dienstleistungsstunden problemlos mit wenigen Klicks eine Rechnung erstellt und versendet werden, ohne, dass Stunden kopiert oder übertragen werden müssen. Das Erstellen von hunderten von Rechnungen binnen weniger Stunden ist seitdem kein Problem mehr. Aus Angeboten können ebenfalls mit wenigen Klicks Rechnungen erstellt werden. Das ewige Kopieren und Anpassen von Excellisten ist somit seitdem ad acta gelegt. Außerdem haben wir seitdem diverse Übersichten, wie z.B. welche Stunden schon abgerechnet wurden oder nicht, welche und wie viele Rechnungen noch offen sind oder wie viele Angebot z.B. angenommen wurden. Eine doppelte oder vergessene Rechnungsnummer gibt es seitdem auch nicht mehr!

Offene Rechnungen

Ein neuer Geschäftsbereich – Weiterentwicklung der Software

In der Zwischenzeit hat sich nicht nur das System weiterentwickelt sondern auch das Unternehmen. Mit stressfrei Logistik ist ein neuer Geschäftsbereich hinzugekommen, welcher Speditions- und Umzugsdienstleistungen abwickelt. Natürlich kam das System auch direkt für stressfrei Logistik zum Einsatz. Hier haben wir jedoch gemerkt, dass die ein oder andere Einstellung in den Modulen angepasst werden musste, da sich haushaltsnahe Dienstleistungen zwar nicht von den Büroprozessen aber von der Arbeit vor Ort und beispielsweise von den Personalprofilen unterscheidet. Es war beispielsweise nicht mehr wichtig, ob ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Bügeln oder auf Kinder aufpassen kann, sondern ob der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin montieren oder Elektrogeräte anbringen kann. Dies veranlasste uns ein paar Anpassungen am Backend zu machen, sodass das System für unterschiedliche Dienstleistungsbranchen kompatibel ist.

Schlussendlich kam das Controlling Modul. Wir wussten, dass wir alle wichtigen Betriebskennzahlen im System haben. Arbeitsstunden, Umsätze, Kunden, Personal, Aufgaben und Ausgaben. Unsere beiden Unternehmen wuchsen. Es kamen immer mehr Aufträge rein, die Belegschaft, die Kundschaft und der Umsatz stiegen. Nun war es an der Zeit, Entscheidungen für die Zukunft zu fällen, das Geschäft zu justieren und zu verstehen, warum beispielsweise einige Umzüge lukrativer waren als Andere und warum manche weniger lukrativ waren. Das war die Geburt des Controlling Moduls. Das Controlling Modul zeigt uns seit der Entwicklung, welche Aufträge wie erfolgreich sind, wie ertragreich das Unternehmen ist und weitere andere Informationen wie die aktuell offenen Aufgaben und den Stundenverlauf der letzten Wochen und Monate. Das Controlling Modul hilft uns, wichtig Entscheidungen zu fällen, zu verstehen warum das Unternehmen mal mehr, mal weniger Gewinn abwirft und lässt uns vorausahnen, wie die nächsten Wochen und Monate werden.

Dashboard 2

Im Netzwerk des Unternehmens hat sich während der Entwicklungsphase rumgesprochen, dass das Backend und die App viele Vorteile mit sich bringt, Arbeitszeit einspart, Informationstranparenz schafft und vieles vereinfacht. So entstanden die ersten Nachfragen, ob man das System auch kaufen oder mieten könne. Dem zum Anlass nehmend, haben wir ein paar befreundete Unternehmen mit dem Backend und der App ausgestattet und mit deren Feedback das System weiter verbessert und erweitert. Heute stehen wir an dem Punkt, dass nicht mehr nur wir und die befreundete Unternehmen das System nutzen, sondern dass das System für alle zur Verfügung steht, die bereit sind, in das neue digitale Zeitalter zu marschieren. Mithilfe des Feedbacks vieler Unternehmen wird das Backend und die App heute stetig weiterentwickelt und verbessert. So verbessern wir nicht nur unsere Systeme, sondern auch unsere Kunden. Gerne würden wir auch Sie in das digitale Zeitalter begleiten und Sie mit unserer Software für die Zukunft wappnen.

Das Team

Das interdisziplinäre Team setzt sich einerseits aus dem Entwicklungs-Team zusammen, welches die Systeme entwickelt und dem operativen Team, das jahrelang tagtäglich im Dienstleistungsgeschäft tätig ist und die Probleme auf dem Weg zur Digitalisierung kennt.

David Schuffla
David SchufflaGeschäftsführung
Entwicklung und Prozesse
Stephan Freitag
Stephan FreitagGeschäftsführung
Operatives und Vertrieb
Frauke Scheffler
Frauke Scheffler
Controlling und Finanzen
Andre Heyen
Andre Heyen
Entwicklung und Support

Mit über 20 Teammitgliedern die täglich unterwegs sind und Haushaltsnahe Dienstleistungen erbringen, verbessern wir zusammen täglich unsere Systeme.

Auch hier erbringen wir mit über 25 Angestellten die Logistik- und Speditionsdienstleistungen und verbessern mit dem täglichen Feedback unsere Systeme.