Der Weg zur digitalen Lösung
Die Software wurde aus dem Arbeitsalltag von stressfrei und stressfrei Logistik heraus entwickelt, um die eigene tägliche Arbeit im Büro rund um die Dienstleistungserbringung zu erleichtern. Auf dem Weg zur Digitalisierung und zur Verbesserung unserer Prozesse, haben wir eine Bürosoftware für den Ablauf aller bürointernen Prozesse und die Zeiterfassungs App für die Abwicklung von Dienstleistungen vor Ort entwickelt. Dabei war eine schnelle Lösung, die einfach zu bedienen ist und die wichtigsten Bereiche eines Unternehmens adressiert, wichtig.
Wie fing alles an?
Zunächst fing alles mit stressfrei an. stressfrei bietet seit 2015 haushaltsnahe Dienstleistungen für Privatkunden und Unternehmen an. stressfrei florierte, sodass die Anzahl der Teammitglieder nach und nach stieg. Damit wir die Personalakten nicht in raumnehmenden Ordner verstauen mussten, wurde zunächst ein Personalbereich entwickelt, welches heute das Personalmodul ist. Mit steigendem Personal, kamen auch immer mehr Kunden und Aufgaben, die es zu bewältigen galt. Telefonate mit den Kunden und Aufgaben wurden zunächst auf Blöcken und Post-its festgehalten. Doch dies hat sich nicht als praktikabel erwiesen. Der Tisch war voll mit Zetteln, das Suchen des Zettels mit der Telefonnummer von Frau Schmidt hat den ein oder anderen Nerv gekostet und teilweise sind die Aufgaben, die wir uns gegenseitig zugeschoben haben, im Nirvana gelandet.
Aus der Tugend den Personalbereich zu digitalisieren, hat sich nach und nach das Kundenmodul und das Aufgabenmodul entwickelt. Da das Kundenmodul direkt mit dem Personalmodul verbunden wurde, hatte wir den charmanten Vorteil, dass wir einfach und schnell sehen konnten, welches Teammitglied wann und wie lang bei welchem Kunden war. Und das konnten wir sogar problemlos innerhalb weniger Sekunden, auch während des Telefonates mit Frau Schmidt, herausfinden. Ebenfalls konnten wir jetzt Notizen des Telefonats und neue Aufgaben nach dem Telefonat schnell im System anlegen, sodass wir zu jeder Zeit die notwendigen Informationen über die Kunden hatten. Mit der steigenden Anzahl der verkaufen Stunden hatten wir auch immer das Problem der Stundenabrechnung. Mal kam die Stundenübersicht per Post, mal per Mail, manchmal wurde der Zettel persönlich vorbei gebracht und manchmal auch zwei Wochen zu spät. Außerdem mussten aufgrund diverser Terminverschiebungen bei Kunden täglich zig Telefonate geführt werden.