Urlaubsvertretung im Unternehmen

Der Urlaub ist gebucht und die Koffer sind gepackt. Fehlt nur noch die Urlaubsvertretung. Auch diese ist ein wichtiger Teil der Urlaubsplanung. Denn bereits bei der Planung sollte die Vertretung der abwesenden Teammitglieder geklärt sein. Wer übernimmt wichtige Aufgaben, kümmert sich um Kundenanfragen oder beantwortet E-Mails? Wir zeigen Ihnen nützliche Tipps zur Organisation, damit die Entspannung nach dem Urlaub noch anhält.

Wer muss sich um die Urlaubsvertretung kümmern?

Grundsätzlich ist es nicht die Aufgabe der Angestellten die Urlaubsvertretung zu planen. Diese unterliegt den Vorgesetzen. Nach § 7 BurlG können sie jedoch den Urlaub nicht verweigern, weil kein Ersatz organisiert wurde. Allerdings haben Vorgesetze ein sogenanntes Direktionsrecht.  Bedeutet: Diese bestimmen, wer in Ihrer Abwesenheit welche Aufgaben übernimmt. Somit ist es sinnvoll, die Urlaubsvertretung immer mit dem Vorgesetzen abzustimmen. Sonst könnte der reibungslose Arbeitsablauf gestört werden. Eine geeignete Vertretung verhindert Chaos. Dringende Aufgaben werden erledigt und es erwartet Sie kein Aufgabenberg nach dem Urlaub. Aber wie kann die Vertretung aussehen?

Welche Optionen gibt es für die Urlaubsvertretung?

Im besten Falle gibt es für jeden Angestellten eine passende Urlaubsvertretung. Ideal ist es, wenn Teammitglieder aus der selben Abteilung sich gegenseitig vertreten können. Problematisch ist es, wenn alle Teammitglieder aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann bleiben Aufgaben schnell auf der Strecke und es kann zu Verzögerungen kommen. Gerade in größeren Teams kann es erforderlich sein, das Vertretungsmanagement strukturell zu planen. So kommen für die Urlaubsvertretung folgende Optionen infrage:

  • Vertretung durch einen internen Beschäftigen
  • zeitweise Übernahme durch einen externen Angestellten
  • Vertretung durch Aushilfen oder Werkstudenten
  • Buchung eines Telefonservices

Was muss bei der Urlaubsvertretung beachtet werden?

Bei der Urlaubsvertretung muss gewährleistet werden, dass sämtliche anfallenden Aufgaben voll umfänglich erledigt werden. Hierbei ist eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben hilfreich. Dabei kann Ihnen unsere