Debitoren
Ein Debitor ist in der Übersetzung ein „Schuldner“, der einem Unternehmen aufgrund einer Dienstleistung oder Lieferung Geld schuldet. Debitoren sind demnach Kunden oder Warenschuldner. Die Ausgangsrechnungen Ihres Unternehmens sind die Rechnungen, die die Debitoren erhalten. Innerhalb der vorgegebenen Frist muss dann zum Beispiel Ihr Kunde die Rechnung begleichen.
Anhand eines Beispiels lässt sich ein Debitor anschaulicher definiere: Sie sind ein Umzugsunternehmen und haben kürzlich einen Umzug von Kunde x durchgeführt. Ihr Kunde muss die Rechnung für die von Ihnen gestellte Umzugshelfer und Materialien innerhalb der nächsten 14 Tage bezahlen. Ihr Kunde ist in diesem Fall der Debitor, der Ihnen „Geld schuldet“.
Debitoren – Debitorenkonten und Aufgaben
Jedem Debitor ist eine Debitoren- bzw. Kundennummer zugeordnet, die auf der jeweiligen Rechnung mit angegeben wird. Die Debitorenbuchhaltung hält grundlegend fest, wann welche Zahlungen erfolgen müssen und ob und wann Mahnungen oder Erinnerungen an Zahlungen versendet werden müssen. Außerdem wird für jeden Debitor ein Konto geführt, in dem Rechnungen, Gutschriften, Stornos und Zahlungen verbucht und eingesehen werden können.
Die Debitorenbuchhaltung umfasst i.d.R. vier grundlegende Aufgaben. Erstens geht es um das Forderungsmanagement. Die Debitorenbuchhaltung überprüft regelmäßig offene Zahlungsforderungen oder Überzahlungen. Es muss also garantiert werden, dass die Debitoren Ihr Zahlungsziel einhalten. Zweitens umfasst die Debitorenbuchhaltung das Mahnwesen. Wenn ein Debitor seine Rechnung noch nicht nach Ablauf der Zahlungsfrist beglichen hat, geht die Forderung an das Mahnwesen. Hier unterscheidet man zwischen dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnwesen. Das außergerichtliche Mahnwesen ist der Regelfall, da bei manchen Kunden lediglich eine freundliche Erinnerung an die Zahlungsfrist versendet werden muss oder in einem persönlichen Gespräch die Gründe für die verspätete Zahlung aufgeklärt werden.
Zum gerichtlichen Mahnwesen kommt es dann, wenn alle außergerichtlichen Mahnungen ohne Erfolg waren. Drittens umfasst das Debitoren Scoring die Analyse des Zahlungsverhaltens der Debitoren. Durch die Analyse der vergangenen Zahlungsvorgänge einzelner Kunden kann prognostiziert werden, wie zuverlässig einzelne Debitoren sind und mit wie vielen Zahlungsausfällen oder verspäteten Zahlungen man als Unternehmen rechnen muss. Zuletzt leistet die Debitorenbuchhaltung das Informationsmanagement. Durch Informationen über Ausgangsrechnungen lassen sich Aussagen über die Liquidität des Unternehmens treffen. Darauf Aufbauend kann das Budget geplant und über Investitionen entschieden werden. Der Debitorenbuchhaltung wird demnach auch eine strategische Funktion im Unternehmen zugeschrieben.
Debitoren – Buchhaltungssoftware
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Mit der Software erstellen Sie innerhalb weniger Klicks Ausgangsrechnungen. Der Debitor muss dann bis zum Fälligkeitsdatum die Zahlungsforderung für die erbrachte Dienstleistung erfüllen