Kurzfristige Dienstplanänderung durch spontane Kundenanfragen

Es gibt im Arbeitsalltag immer wieder nicht planbare Dinge. Für einen reibungslosen Arbeitsablauf muss ein Unternehmen flexibel reagieren können. Eine kurzfristige Dienstplanänderung beispielsweise kann jederzeit erforderlich sein. Es kommt gelegentlich zu Krankmeldungen der Mitarbeiter. Auch können immer mal sehr spontane Kundenanfragen gestellt werden, welche im Idealfall schnell bearbeitet werden. Hierfür braucht man dann allerdings auch immer kurzfristig verfügbares Personal. Dies kann schnell problematisch werden und zu Chaos führen.

Kurzfristige Dienstplanänderung hanschriftlicher Plan

Wie kommt eine kurzfristige Dienstplanänderung zustande?

Generell freut sich ein Unternehmen in der Regel immer über Kundenanfragen. Kundenaufträge bzw. Anfragen werden im Idealfall mit etwas Vorlauf gestellt. Mitarbeiter und Ressourcen eines Unternehmens können so im Vorfeld verplant werden für den entsprechenden Auftrag. Es gibt allerdings auch die Situation, dass  ein Kunde beispielsweise zur Mittagszeit eine Anfrage bzw. einen Auftrag für ein Unternehmen hat. In dringenden Fällen wird der Auftrag dann möglichst noch am selben Tag erledigt. Damit der Auftrag schnellstmöglich bearbeitet werden kann, muss direkt ersichtlich werden welche Mitarbeiter über die geforderten Kompetenzen verfügen und nicht anderweitig verplant sind.

Kurzfristige Dienstplanänderung – Wieso nicht alles so lassen wie bisher?

Viele Unternehmen arbeiten noch mit herkömmlichen Methoden bei der Personaleinsatzplanung. Von Excel-Tabellen bis hin zu handschriftlich ausgefüllten Plänen gibt es verschiedene Ansätze. Spontane Anfragen können so allerdings zu einem Problem werden. Auf den ersten Blick ist es mit herkömmlichen Methoden nicht so einfach einen Überblick über alle Mitarbeiter zu behalten. Wer ist zeitlich wie verplant? Wer hat möglicherweise einen halben Tag Urlaub oder ist krank? Welcher Mitarbeiter ist spontan wenig ausgelastet und hätte Zeit? Wer verfügt über die Kompetenz exakt den spontanen Auftrag zu erfüllen? All diese Fragen muss man sich stellen. Auf dem bloßen Papier kann das sehr schnell unübersichtlich werden. Eine kurzfristige Dienstplanänderung wird durch eine übersichtliche digitale Lösung also deutlich vereinfacht.

Kurzfristige Dienstplanänderung leicht gemacht mit stressfrei solutions

Mit der Software von stressfrei solutions wird eine kurzfristige Dienstplanänderung schnell und einfach erledigt. Es gibt eine übersichtliche Darstellung zu jedem einzelnen Mitarbeiter. Es ist auf die Stunde genau zu erkennen ob und inwiefern ein Mitarbeiter an jedem Tag verplant ist. So ist es deutlich einfacher einen Mitarbeiter herauszufiltern, welcher eine spontane Kundenanfrage bedienen kann. Man muss sich nicht mehr durch unzählige Zettel wühlen oder Excel Tabellen durchstöbern. Mit wenigen Klicks und wenig Aufwand lassen sich Aufgaben verteilen. So bleibt nicht nur mehr Zeit für die eigentliche Arbeit, sondern es werden auch Fehler bei der Verplanung von Mitarbeitern vermieden. Kurzfristige Kundenanfragen werden somit schnellstmöglich mit geringem Aufwand bearbeitet und ausgeführt. Hier siehst man, wie einfach und übersichtlich alles mit unserer Software dargestellt werden kann:

Kurzfristige Dienstplanänderung App Übersicht

Die Vorteile unserer Software zusammengefasst:

  • Stundengenaue Übersicht über den Arbeitstag jedes Angestellten

  • Filterfunktion, um Mitarbeiter zu sehen, welche infrage kommen

  • Vermeidung von Fehlern: es wird kein Mitarbeiter doppelt verplant

  • Umweltfreundlich, da komplett auf Papier verzichtet wird

Die Dispositionsübersicht der stressfrei solutions ist nur ein Teil aller Funktionen unserer Software. Es gibt zahlreiche weitere nützliche Funktionen für ein Unternehmen, um den Arbeitsalltag so stressfrei wie möglich zu gestalten.

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