Personaleinsatzplanung

Bei der Personaleinsatzplanung geht es vor allem darum, die Mitarbeiter entsprechend ihrer Qualifikationen den Stellen im Unternehmen zuzuordnen. Dabei wird das Ziel verfolgt, für alle Positionen im Unternehmen die benötigte Anzahl an Mitarbeitern zu realisieren. In einem Reinigungsunternehmen muss beispielsweise für jeden Auftrag entschieden werden, wie viele Mitarbeiter mit welcher Qualifikation für den Arbeitseinsatz benötigt werden. Im Handwerk muss ebenfalls entschieden und geplant werden, ob Meister, Lehrling oder ein Vorarbeiter für einen Kundenauftrag benötigt werden. Eine gut gepflegte Personaleinsatzplanung hilft Ihrem Betrieb stets eine Übersicht über Ihre Aufträge und das benötigte Personal zu haben.

Branchen, in denen zu bestimmten Zeiten eine erhöhte Nachfrage entsteht, sind besonders auf eine gute und vorausschauende Personaleinsatzplanung angewiesen. Entsprechend der zu erwartenden Nachfrage, beispielsweise im saisonalen Geschäft, in dem je nach Saison mal mehr und mal weniger Stunden verkauft werden, werden Mitarbeiter eingeplant. Durch die Personaleinsatzplanung gelingt es Ihnen vorausschauend Festangestellte, Auszubildende, Fachkräfte oder Vorarbeiter entsprechend der benötigten Kapazitäten einzuplanen.

Die Einsatzplanung Ihres Personals erfordert vor allem eins: Zeit. Um zu gewährleisten, dass Ihr Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt wird, muss die Organisation stimmen. Denn eine fehlerhafte Personalplanung kann mit zusätzlichen Kosten einhergehen. Deshalb ist es besonders wichtig, ausreichend Zeit zur Einsatzplanung Ihres Personal zu haben.

Um das zu realisieren fehlt es vielen Betrieben jedoch an Zeit. Hinzu kommt, dass die Personalplanung noch in Excel-Tabellen, auf Zetteln oder an Flipcharts stattfindet. Problematisch dabei ist insbesondere der hohe Kommunikationsaufwand. Wird beispielsweise eine neuer Auftrag bestätigt, der zeitnah stattfinden soll, so muss der entsprechende Mitarbeiter schnell informiert werden und das entsprechende Material bereit gestellt werden. Dabei kann es schnell passieren, dass keine direkte Übersicht über die Kapazität des Mitarbeiters existiert und viel Kommunikation nötig ist, um den Einsatz beim Kunden schnell zu planen und abzuwickeln.

Die Planung des Personals geht außerdem mit einem hohen Zeitaufwand einher. Nach Abschluss des Auftrags stehen noch Verwaltungsaufgaben an. Hierzu zählt die Übertragung der Stunden in Kundenrechnungen und Lohnabrechnungen für die Mitarbeiter. Das kostest vor allem Zeit und kann bei einer fehlender Erfassung der Daten zu einem Verlust von Nachweisen der Stunden führen.

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