Checkliste 1/3: Beginn der Systemeinrichtung

Die ersten Schritte für eine effektive und effiziente Zeiterfassung

Die Hauptfunktionen von stressfrei solutions

Kurzübersicht

Personal anlegen
Kunden anlegen
Art der Zeiterfassung wählen
Arbeitszeit erfassen
Termine bestätigen

Um Ihnen den Einstieg in unsere Zeiterfassungssoftware so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir eine kurze Checkliste zur Systemeinrichtung zusammengestellt. Diese Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die wichtigsten Einstellungen, damit Sie direkt mit der Nutzung unserer Software beginnen können. Von der Benutzeranlage über die Einstellung von Arbeitszeiten bis hin zur Konfiguration der Berichte – mit dieser Checkliste legen Sie die Grundlagen, um die volle Funktionalität unserer Zeiterfassungsapp optimal zu nutzen.

Schritt 1: Personal anlegen

Im ersten Schritt geht es darum, wie Sie Ihre Teammitglieder in der Software anlegen und verwalten. Das Anlegen des Personals ist entscheidend für eine funktionierende Zeiterfassung, da das Personal in Personalprofilen organisiert ist. Diese Personalprofile ermöglichen es Ihnen, Termine und Arbeitszeiten für jedes Teammitglied zu erstellen und individuell zu verwalten.

Das Eintragen der Teammitglieder ist nicht nur wichtig, um deren Arbeitszeiten im Blick zu behalten, sondern auch, um sie für die Zeiterfassungsapp freizuschalten. Nur wenn Ihre Mitarbeiter korrekt angelegt sind, können sie die App nutzen und ihre Zeiten erfassen. Damit schaffen Sie die Grundlage für eine reibungslose und effiziente Zeiterfassung. Anleitung Personal anlegen

Schritt 2: Kunden anlegen

Der Schritt ‚Kunden anlegen‘ ermöglicht es Ihnen, ein individuelles Kundenprofil zu erstellen. Über dieses Profil können Sie Vorgänge anlegen, die Ihnen später die Planung von Terminen erleichtern. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, im Kundenprofil alle relevanten Daten festzuhalten und wichtige Interaktionen wie E-Mails oder Telefonate zu protokollieren. Ein gut gepflegtes Kundenprofil sorgt für eine strukturierte Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen.

Für Zeit-/ Projekterfassung in Ihrem Unternehmen: Sie legen sich selbst oder Ihr Unternehmen als Kunde an
Für Zeit-/ Projektzeiterfassung beim Kunden: erstellen Sie Kundenprofile für die jeweiligen Unternehmen

Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung eines Kundenprofils finden Sie im folgenden Artikel: Anleitung Kunden anlegen.

Schritt 3: Art der Zeiterfassung wählen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Schritte die nach anlegen der Personalprofile erforderlich sind um mit der Zeiterfassung zu starten. Bitte folgen Sie den Anleitungen entsprechend Ihrer gewählten Zeiterfassungsmethode.

Mit QR-Code

Mit der QR-Code-basierten Zeiterfassung können Ihre Mitarbeiter bequem ihre Arbeitszeiten erfassen. Hier sind die wichtigsten Schritte, um dieses System einzurichten:

Personal für App/Terminal freischalten: Damit Ihre Mitarbeiter die Zeiterfassung nutzen können, müssen sie zunächst für das System freigeschaltet werden. Anleitung zur Freischaltung
Vorgang Arbeitszeiterfassung anlegen: Bevor der QR-Code generiert werden kann, muss ein Vorgang zur Arbeitszeiterfassung angelegt werden. Anleitung Vorgang anlegen
QR-Code (Zeiterfassung) anlegen: Im letzten Schritt erstellen Sie den QR-Code, den Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung nutzen können. QR-Code anlegen

Terminal

Wenn Sie die Zeiterfassung über ein Terminal einrichten möchten, bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung an. Um ein Terminal für Ihr Unternehmen einzurichten, setzen Sie sich bitte mit unserem Support-Team in Verbindung. Wir helfen Ihnen gerne bei der Installation und Einrichtung. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer 0251 93266751 oder per E-Mail an solutions@stressfrei.de

Dienstplanung

Die Zeiterfassung per Dienstplan bietet eine komfortable Möglichkeit, Arbeitszeiten basierend auf den geplanten Terminen zu erfassen. Um dies einzurichten, gehen Sie wie folgt vor:

Personal für App/Terminal freischalten: Zuerst müssen Sie Ihre Mitarbeiter freischalten, um den Dienstplan nutzen zu können. Zur Anleitung
Vorgang anlegen: Für eine reibungslose Zeiterfassung müssen Sie einen Vorgang anlegen. Hier geht’s zur Anleitung
Termine erstellen: Legen Sie die geplanten Arbeitstermine fest. Zur Anleitung

Schritt 4: Arbeitszeit erfassen

Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele zur Erfassung von Arbeitszeiten. Die erste Möglichkeit erfolgt per QR-Code, die zweite über die Dienstplanung.

Zeiterfassung per QR-Code

Schritt 1: Durch das einfache scannen des QR-Codes mit dem Smartphone, wird die App automatisch geöffnet.
Schritt 2: Der Mitarbeiter muss sich mit seinen Anmeldedaten anmelden.
Schritt 3: In der App, auf QR-Code klicken und den QR-Code scannen
Schritt 4: Die Zeit wird jetzt erfasst und kann durch erneutes scannen des QR-Codes beendet werden.

Eine detaillierte Anleitung für diesen Schritt finden Sie hier.

Dienstplanung

Schritt 1: Bei der Zeiterfassung über den Dienstplaner muss sich der Mitarbeiter zunächst in die App einloggen.

Schritt 2: Dort sieht er seinen geplanten Termin und kann diesen direkt in der App starten.

Schritt 3: Die Erfassung kann jedoch nur zu den entsprechenden, im Dienstplan hinterlegten Uhrzeiten aktiviert werden, sodass eine rechtzeitige und genaue Zeiterfassung gewährleistet ist.

Eine detaillierte Anleitung zu diesem Schritt finden Sie hier.

Schritt 5: Termine bestätigen

Im Backend, im Reiter Personal – unbestätigte Termine, können Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein letztes Mal überprüfen, bevor die Termine endgültig bestätigt werden.

Nach der Bestätigung erscheinen die Termine in der Stundenübersicht für das Personal Stundenübersicht Personal sowie in der Stundenübersicht für die Kunden Stundenübersicht Kunden. Diese Übersichten bieten Ihnen einen klaren Überblick über alle gebuchten Zeiten.