Urlaubsplanung im Unternehmen

Urlaub – die schönste Zeit des Jahres! Damit das auch wirklich so eintritt, sollte die Urlaubsplanung gut organisiert sein. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, indem Beschäftigte oder Vorgesetzte fehlen, bedarf einiges an Geschick. Mit ausreichendem Know-How zu den Rechten und Pflichten bei der Planung kann es jedoch gelingen, eine faire Lösung für das gesamte Unternehmen zu finden. In diesem Beitrag erfahren Sie, was man unter Urlaubsplanung versteht und warum diese so wichtig für das Unternehmen ist.

Unter Urlaubsplanung versteht man die Organisation von Urlaub und den damit verbundenen Abwesenheiten innerhalb einer Firma. Da während einer Urlaubsphase weniger Personal zur Verfügung steht, muss diese sorgfältig geplant werden. Mit einem Urlaubsplan wird eine Übersicht über die Zeiten geboten, zu denen Angestellte im Laufe des Kalenderjahres abwesend sind. Denn es gilt die Urlaubstage der einzelnen Beschäftigten sorgfältig aufeinander abzustimmen, um Schwierigkeiten und Kapazitätsengpässe im Tagesgeschäft zu vermeiden. Des Weiteren gehört zu einer guten Urlaubsplanung immer auch ein Plan für die Vertretung der Abwesenden.

Bei der Urlaubsplanung sind einige rechtliche Rahmenbedingungen einzuhalten. Sollte die Anzahl der Urlaubstage nicht im Arbeitsvertrag festgelegt sein, so gilt laut dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) bei einer 5-Tage Woche ein Mindestanspruch auf mindestens 20 Tage Erholungsurlaub. Bei einer 6-Tage-Woche erhöht sich der Erholungsurlaub auf mindestens 24 Urlaubstage im Jahr. Zudem schreibt das BUrlG vor, dass Vorgesetzte den Urlaubswünschen ihrer Angestellten entsprechen sollen. Jedoch haben diese mit ihrem Weisungsrecht nach § 106 Gewerbeordnung das letzte Wort. Besonders, wenn es um den Betriebsablauf geht. Betriebliche Gründe können dazu führen, dass Urlaubswünsche nicht berücksichtigt werden können. Zu diesen Gründen gehören beispielsweise wichtige, arbeitsintensive Projekt oder ein Arbeitskräftemangel. In solchen Fällen können Urlaubssperren verkündet werden.

Grundsätzlich müssen Beschäftigte ihren Urlaub innerhalb des Kalenderjahres nehmen. Nach § 1 BUrlG haben diese einen gesetzlichen Urlaubsanspruch, der laut § 4 BUrlG nach sechs Monaten entsteht. Dies müssen sowohl Angestellte als auch Vorgesetzte bei der Jahres- und Urlaubsplanung bedenken. Hierbei entscheiden generell die Beschäftigten, wie sie ihren Urlaub über das Jahr verteilen. Diese dürfen auch den kompletten Jahresurlaub zusammenhängend nehmen. Eine solche Urlaubsplanung ist zu gewähren, denn der Urlaubswunsch des Personals hat erst einmal Vorrang. Bei dringenden betrieblichen Gründen müssen die Urlaubstage jedoch aufgeteilt werden. Trotzdem stehen den Angestellten nach § 7 BUrlG mindestens zwei Wochen zusammenhängender Urlaub zu, wenn diese das wünschen. Werden Urlaubstage mit ins neue Jahr genommen, müssen diese in den ersten drei Monaten abgebaut werden. Eine Mitnahme der Tage kann erfolgen, wenn betriebliche oder persönliche Gründe dafür vorlagen, den Urlaub noch nicht zu nehmen.

Es gibt die Möglichkeit die Urlaubsplanung von Seiten der Führungskräfte vorzugeben. Hierzu richten Firmen Betriebsurlaub ein. Darunter versteht man die komplette Schließung eines Betriebs für einen bestimmten Zeitraum unter gleichzeitiger Anordnung, dass während dieser Zeit Urlaub zu nehmen ist. Jedoch darf dieser nur bis zu 60% des Urlaubskontingents eines Angestellten abdecken. Sinnvoll ist dies beispielsweise zwischen Weihnachten und Silvester oder bei Brückentagen. Über die restlichen Urlaubstage verfügt dieser frei.

Damit der betriebliche Ablauf im Unternehmen nicht durch Urlaub des Personals beeinflusst wird, ist eine rechtzeitige und vorausschauende Urlaubsplanung unerlässlich. Denn bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen gilt es immer, die Personaleinsatzplanung und den Bedarf innerhalb einer Abteilung im Blick zu behalten. Bei Beschäftigten mit ähnlichen Aufgabenbereichen sollten Überschneidungen ihrer Urlaubszeit möglichst vermieden werden. Somit ist es wichtig im Vorfeld zu überlegen, wann arbeitsintensive Zeiten auf Sie zukommen. Gibt es möglicherweise essentielle Projekte oder Betriebsferien?

Um Streit bei den Angestellten vorzubeugen, sollten Sie sich frühzeitig mit diesen zusammensetzen und alle Urlaubswünsche aufnehmen. Überlegen Sie gemeinsam, wie diese am besten umgesetzt werden können. Legen Sie hier ein Augenmerk auf besonders beliebte Zeiten wie beispielsweise Brückentage, Schulferien oder Weihnachten. Bei der Urlaubsplanung sollte für diese Tage sensibel vorgegangen werden. Eine Möglichkeit ist hier das rotieren und abwechselnde freigeben, sodass sich niemand benachteiligt fühlt.

Um die Organisation der Urlaubsplanung zu erleichtern, bietet die Software von stressfrei solutions ein digitales Urlaubskonto an. Vor allem bei großen Arbeitsgruppen geht hier die Übersicht der geplante Urlaubstage nicht verloren. Des Weiteren können auch Urlaube digital beantragt und genehmigt werden und so automatisch ins Zeitmanagement mit eingebracht werden. Hierdurch wird eine transparente Urlaubsplanung ermöglicht, sodass keine Personalengpässe durch fehlende Abstimmung entstehen. Zudem können keine Anträge mehr verloren gehen und die Planung gelingt ohne zeitaufwändige Papieranträge. Bei Antragsstellung wird im Hintergrund geprüft, ob dem jeweiligen Angestellten noch Urlaubstage zur Verfügung stehen oder ob es sogar noch Resturlaub gibt. Es werden die wichtigsten Angaben zum aktuellen Urlaubsstand gespeichert. Dazu gehören:

• der im Arbeitsvertrag vereinbarte Jahresurlaub
• übernommene Urlaubstage aus dem vorherigen Jahr
• der bereits genommene Urlaub
• Resturlaubstage

Urlaubsplanung – Urlaubskontoübersicht von stressfrei solutions

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