Urlaubsvertretung im Unternehmen

Der Urlaub ist gebucht und die Koffer sind gepackt. Fehlt nur noch die Urlaubsvertretung. Auch diese ist ein wichtiger Teil der Urlaubsplanung. Denn bereits bei der Planung sollte die Vertretung der abwesenden Teammitglieder geklärt sein. Wer übernimmt wichtige Aufgaben, kümmert sich um Kundenanfragen oder beantwortet E-Mails? Wir zeigen Ihnen nützliche Tipps zur Organisation, damit die Entspannung nach dem Urlaub noch anhält.

Wer muss sich um die Urlaubsvertretung kümmern?

Grundsätzlich ist es nicht die Aufgabe der Angestellten die Urlaubsvertretung zu planen. Diese unterliegt den Vorgesetzen. Nach § 7 BurlG können sie jedoch den Urlaub nicht verweigern, weil kein Ersatz organisiert wurde. Allerdings haben Vorgesetze ein sogenanntes Direktionsrecht. Bedeutet: Diese bestimmen, wer in Ihrer Abwesenheit welche Aufgaben übernimmt. Somit ist es sinnvoll, die Urlaubsvertretung immer mit dem Vorgesetzen abzustimmen. Sonst könnte der reibungslose Arbeitsablauf gestört werden. Eine geeignete Vertretung verhindert Chaos. Dringende Aufgaben werden erledigt und es erwartet Sie kein Aufgabenberg nach dem Urlaub. Aber wie kann die Vertretung aussehen?

Welche Optionen gibt es für die Urlaubsvertretung?

Im besten Falle gibt es für jeden Angestellten eine passende Urlaubsvertretung. Ideal ist es, wenn Teammitglieder aus der selben Abteilung sich gegenseitig vertreten können. Problematisch ist es, wenn alle Teammitglieder aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann bleiben Aufgaben schnell auf der Strecke und es kann zu Verzögerungen kommen. Gerade in größeren Teams kann es erforderlich sein, das Vertretungsmanagement strukturell zu planen. So kommen für die Urlaubsvertretung folgende Optionen infrage:

Vertretung durch einen internen Beschäftigen
zeitweise Übernahme durch einen externen Angestellten
Vertretung durch Aushilfen oder Werkstudenten
Buchung eines Telefonservices

Was muss bei der Urlaubsvertretung beachtet werden?

Bei der Urlaubsvertretung muss gewährleistet werden, dass sämtliche anfallenden Aufgaben voll umfänglich erledigt werden. Hierbei ist eine Übersicht über alle anfallenden Aufgaben hilfreich. Dabei kann Ihnen unsere Checklistenfunktion helfen. Hier sind alle zu erledigenden Aufgaben aufgeführt, sodass auch wirklich nichts vergessen wird und auf der Strecke bleibt. Darüber hinaus ist eine Übersicht über alle Mitarbeiter des Unternehmens wichtig. Welcher Angestellte ist in welchem Zeitraum ebenfalls abwesend oder bereits anderweitig durch Dienstleistungen verplant? Welcher Angestellte ist nicht komplett ausgelastet und kann die anfallenden Aufgaben vertretungsweise übernehmen? All diese Informationen braucht es, um eine vernünftige Urlaubsvertretung durchführen zu können. Je mehr Mitarbeiter man allerdings in einem Unternehmen hat, desto schwieriger und unübersichtlicher kann die konkrete Planung sein. Auch hierfür haben wir eine Lösung.

Urlaubsvertretung organisieren mit Hilfe von stressfrei solutions

Um die Organisation der Urlaubsplanung und somit der Urlaubsvertretung zu erleichtern, bietet die Software von stressfrei solutions ein digitales Urlaubskonto an. Dieses Konto bietet eine Übersicht über die Abwesenheitszeiträume der Angestellten. Mithilfe eines Filters kann jederzeit nachgeschaut werden, wie viele Leute in einem bestimmten Zeitraum im Urlaub sind. Zudem gibt es die Möglichkeit nach bestimmten Fähigkeiten bzw. Kenntnissen der Beschäftigten zu filtern. So kann ein frühzeitiges und spezialisiertes Vertretungsmanagement ermöglicht werden.

Urlaubsvertretung – Urlaubskonto von stressfrei solutions

Urlaubsvertretung – Abwesenheitsübersicht von stressfrei solutions

Welche gesetzlichen Regelungen gibt es bei der Urlaubsvertretung zu beachten?

Vor allem bei der Vertretung durch einen internen Beschäftigten muss der Vorgesetze unbedingt darauf achten, dass die Regelungen des Arbeitszeitgesetztes beachtet werden. Trotz der Übernahme der wichtigsten Aufgaben eines sich im Urlaub befindlichen Teammitgliedes, darf die Höchstarbeitszeit nicht überschritten werden. Weitere Informationen zu den gesetzlichen Regelungen finden sie hier. Somit ist ein übersichtliches Arbeitszeitkonto unerlässlich. Mit Hilfe von stressfrei solutions können Sie ganz einfach ein Arbeitszeitkonto anlegen. Sie behalten immer einen Überblick, wer wie viele Überstunden hat und können bei Bedarf entsprechende Maßnahmen ergreifen. Hat zum Beispiel ein Teammitglied durch Vertretung viele Überstunden geleistet, bietet sich ein Freizeitausgleich an. Was man darunter versteht erfahren Sie hier.