Papierloses Büro
Die Idee des papierlosen Büros ist simpel: ein Büro, in dem alle Daten digitalisiert sind und keine Zettelwirtschaft mehr herrscht. Der Sinn dahinter ist neben umweltschonenderem Arbeiten eine bessere Ordnung und Struktur der Personal-, Kunden- und Unternehmensdaten. Akten voller Zettel, Post-its auf den Schreibtischen und Kundenkontakt per Post können die Abläufe im Unternehmen verlangsamen und erschweren. Ein papierloses Büro verzichtet also bewusst auf papiergebundene Dokumente und pflegt alle Daten digital bzw. in einer entsprechenden Verwaltungssoftware ein.
Papierloses Büro – Software Lösung
Immer mehr Büros möchten auf möglichst papiersparendes Arbeiten umsteigen. Die gängigste Lösung ist eine Verwaltungssoftware, in der alle Daten digital erfasst sind. In einer Software, wie der von stressfrei solutions, werden alle Bereiche wie Personal, Kunden und Rechnungswesen abgedeckt. In den einzelnen Modulen der Software können dann die Daten und Dokumente sortiert und digital hinterlegt werden. Im Personal– und Kundenmodul können ganz einfach Profile angelegt werden, in denen zum Beispiel personenbezogene Informationen, Verträge, Mails, Aufgaben, Aufträge und vieles mehr hinterlegt wird. Im Rechnungswesen werden alle Ein- und Ausgangsrechnungen digital verwaltet, Rechnungsvorlagen online angelegt und mit nur einem Klick Rechnungen an Kunden oder Lohnabrechnungen an Mitarbeiter versandt. Ein papierloses Büro bedeutet außerdem, dass Erinnerungen für Telefonate und sämtliche Notizen ebenfalls digital erfasst werden. Das Aufgabenmanagement bei stressfrei solutions ermöglicht zum Beispiel, sich digital Erinnerungen und Aufgaben mit Fälligkeiten, Priorität und Personenzuweisung anzulegen. Handgeschriebene Stundenzettel erübrigen sich ebenfalls im papierlosen Büro. Die Erfassung der Arbeitszeit per App ermöglicht eine rein digitale Stundenerfassung, aus der sich automatisch Rechnungen erstellen lassen.
Im Modul Aufgabenverwaltung können Sie zum Beispiel Aufgaben erstellen, diese Personen zuweisen und Fälligkeiten sowie Prioritäten setzen
Die Zeiterfassungs-App bietet neben der Software eine Möglichkeit, papierlos zu arbeiten. Hier wird die Arbeitszeit digital erfasst. Handgeschriebene Stundenzettel und Übertragungsfehler werden so vermieden
Papierloses Büro – Vorteile
Kostenersparnis
Wenn Sie alle Dokumente und Daten digital anlegen, sparen Sie die Kosten für Bürobedarf und Druckergeräte.
Arbeitszeitersparnis
Durch digitale Daten müssen nicht mehr aufwendig Informationen zu Kunden, Personal oder Aufträgen zusammengesucht werden. In der Software hat man alles auf einen Blick. Automatische Prozesse wie die automatisch erstellten Stundenübersichten beschleunigen die Verwaltungsarbeit. Mit nur wenigen Klicks lassen sich zum Beispiel Rechnungen aus Vorlagen erstellen und versenden.
Flexibilität und Mobilität
Digitale Daten lassen sich von überall abrufen. So können beispielsweise bei einem Kundentermin wichtige Dokumente nicht mehr vergessen werden, da diese online überall abrufbar sind.
Teamarbeit/Kommunikation
Mit einer Verwaltungssoftware können die unterschiedlichen Abteilungen eines Unternehmens besser und effizienter kommunizieren. Alle haben einen Überblick über die Arbeit der anderen, aktuelle Aufträge, den Kalender, Aufgaben und Projekte.
Besserer Überblick/Suchfunktion
Ein papierloses Büro bewirkt außerdem, dass man nie wieder in der Aktenkammer oder im Zettelchaos auf dem Schreibtisch nach Informationen suchen muss. Die Suchfunktion in der Software ermöglicht es, schnell auf das gewünschte Dokument zuzugreifen.
Nachhaltigkeit
Ausdrucken, Notizen auf Zettel schreiben und Akten im Ordner ablegen – all diese Dinge fallen in einem papierlosen Büro weg. Bekanntlich ist die Verwendung von Papier sehr umweltverschmutzend, da Regenwälder abgeholzt werden und nur wenige Büros nachhaltiges Papier verwenden. Durch die Digitalisierung tragen Sie zum Schutz der Umwelt bei.